Pengertian SOP

Diposting pada

Selamat datang di Pakdosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang SOP? Mungkin anda pernah mendengar kata SOP? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang Pengertian menurut para ahli, tujuan, fungsi, manfaat, prinsip, jenis, format, cara contoh. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.

SOP

Pengertian SOP

Dokumentasi berbagai prosedur, yang juga dapat disingkat Prosedur Operasi Standar atau SOP, untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tujuan memperoleh pekerjaan yang paling efisien dari pekerja dengan biaya serendah mungkin. Harus dijalankan secara kronologis.

Perusahaan mana pun, dalam bentuk atau jenis apa pun, yang memerlukan panduan untuk memungkinkannya melakukan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan.

Standard Operating Procedure (SPO) adalah sistem lain yang dikembangkan untuk memfasilitasi, mengatur, dan mengatur pekerjaan. Sistem ini juga mencakup serangkaian proses yang menyelesaikan pekerjaan dari awal hingga selesai.


Pengertian SOP Menurut Para Ahli


1. Menurut Tjipto Atmoko

SOP adalah salah satu pedoman atau referensi yang memungkinkan Anda untuk melakukan berbagai tugas kerja sesuai dengan pemerintah atau organisasi non-pemerintah dan perangkat penilaian fungsional dan kinerja perusahaan atau non-perusahaan.

Ini didasarkan pada berbagai indikator teknis, administratif, dan prosedural, tergantung pada sistem kerja perutean, perutean, dan unit kerja terkait.


2. Menurut Sailendra

SOP adalah panduan yang dapat Anda gunakan untuk membantu organisasi atau perusahaan Anda melakukan kegiatan operasional dengan lancar.


3. Menurut Moekijat

SOP adalah implementasi dari serangkaian langkah atau pekerjaan, di mana pekerjaan itu bisa dilakukan, bagaimana dieksekusi, ketika dieksekusi, di mana dieksekusi, siapa yang mengeksekusinya, dan siapa yang mengeksekusinya.


4. Menurut  Istyadi Insani

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi yang dapat distandarisasi dalam berbagai proses dalam manajemen manajemen kantor, termasuk cara bekerja, waktu implementasi, lokasi implementasi, dan aktor yang berperan dalam aktivitas.

Baca Lainnya :  Vitamin Adalah

5. Menurut Laksmi

SOP adalah dokumen yang melibatkan beberapa langkah yang dapat diambil secara kronologis untuk menyelesaikan pekerjaan yang bertujuan untuk mendapatkan pekerjaan paling efektif dari seorang pekerja dengan biaya terendah.


Tujuan SOP

  1. Membakukan hasil kerja.
  2. Mencapai hasil kerja yang efektif dan efisien.
  3. Sebagai pedoman kerja untuk semua karyawan, termasuk pekerja dan bos.
  4. Ini juga dapat digunakan sebagai parameter untuk evaluasi kualitas.
  5. Risiko kesalahan kerja berkurang.
  6. Untuk dapat menggambarkan alur masing-masing pihak, tugas, dan izin untuk bekerja.
  7. Sebagai dokumen rujukan jika terjadi kesalahan atau kesalahan diagnosis.
  8. Ini juga dapat digunakan sebagai materi pelatihan untuk karyawan baru.

Fungsi SOP

  1. Membantu memfasilitasi pekerjaan bagi karyawan, tim, atau unit kerja.
  2. SOP ini berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat untuk penipuan.
  3. SOP dapat berfungsi untuk memberi karyawan pengetahuan tentang kecacatan yang mereka alami dan alami.
  4. SOP ini juga dapat mengarahkan karyawan untuk mempertahankan disiplin timbal balik di tempat kerja dan untuk berfungsi sebagai panduan untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas.

Manfaat SOP

  1. SOP yang baik akan membuat pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan, dan dapat bekerja secara konsisten
  2. Karyawan dapat percaya diri dalam pekerjaan mereka dan tahu apa yang harus mereka capai dalam setiap pekerjaan.
  3. SOP ini juga dapat digunakan sebagai alat pelatihan dan juga dapat digunakan untuk mengukur kinerja karyawan.

Menurut Permenpan No.PER / 21 / M-PAN / 11/2008), keuntungan dari prosedur operasi standar (SOP) adalah:

  1. Standarisasi cara karyawan menyelesaikan tugas khusus, mengurangi kesalahan, dan mengabaikannya.
  2. SOP ini dapat membantu staf menjadi lebih mandiri tanpa bergantung pada intervensi administratif dan mengurangi keterlibatan para pemimpin dalam menerapkan proses sehari-hari.
  3. Tingkatkan akuntabilitas dengan mampu mendokumentasikan tanggung jawab khusus untuk melakukan tugas.
  4. Buat standar kinerja yang memberi karyawan cara khusus untuk meningkatkan kinerja dan membantu mengevaluasi pekerjaan yang dilakukan sejauh ini.
  5. Buat berbagai materi pelatihan untuk membantu karyawan baru menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
  6. Menunjukkan kinerja organisasi yang efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Ini memberikan pedoman yang berbeda untuk setiap karyawan unit layanan ketika melakukan pengiriman layanan sehari-hari.
  8. Hindari eksekusi duplikat dari operasi penyediaan layanan.
  9. Membantu dalam menemukan berbagai kesalahan prosedural dalam memberikan layanan. Menjamin proses layanan sehingga mereka dapat terus berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip SOP


  • Konsisten

SOP ini harus secara konsisten dilaksanakan oleh organisasi pemerintah di semua tingkatan, kapan saja, dalam situasi apa pun, dan oleh siapa saja.


  • Komitmen

SOP ini juga harus dilaksanakan dengan komitmen penuh di semua tingkatan organisasi, dari level terendah hingga level tertinggi.

Baca Lainnya :  Perubahan Makna

  • Perbaikan terus-menerus

Implementasi SOP juga harus menerima berbagai perbaikan sehingga mereka bisa mendapatkan prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.


  • Mengikat

SOP juga harus mengikat penegak untuk melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan.


  • Setiap elemen memiliki peran penting

Setiap karyawan memiliki peran khusus dalam setiap prosedur standar. Jika karyawan tertentu gagal menjalankan perannya dengan baik, seluruh proses menjadi bingung dan, akibatnya, proses tata kelola dipengaruhi.


  • Didokumentasikan dengan baik

Semua prosedur standar juga perlu didokumentasikan dengan baik sehingga mereka selalu dapat digunakan sebagai referensi bagi mereka yang membutuhkannya.


Jenis – Jenis SOP


1. Jenis SOP berdasarkan sifat kegiatan

  • SOP Teknis

SOP Teknis adalah berbagai prosedur standar yang menggambarkan dengan sangat rinci berbagai kegiatan yang dapat dilakukan oleh satu perangkat atau pelaksana dalam suatu peran atau posisi.


  • SOP manajemen

SOP manajemen pada dasarnya adalah satu prosedur standar secara umum, dengan sedikit detail pada aktivitas yang dapat dilakukan oleh banyak perangkat atau pelaksana dengan peran atau lokasi ganda.


2. Jenis SOP berdasarkan ruang lingkup dan jenis kegiatan

  • SOP umum

SOP generik (umum). SOP berdasarkan sifat dan isi kegiatan yang relatif sama dari berbagai kegiatan dalam SOP, atau dari tahap kegiatan dan implementasi.


  • SOP khusus

SOP spesifik adalah SOP yang didasarkan pada berbagai kegiatan SOP, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan sifat dan isi kegiatan relatif terhadap di mana SOP berlaku.


3. Jenis SOP berdasarkan ruang lingkup dan jumlah kegiatan


  • SOP Mikro

Makro yang merupakan bagian dari SOP (SOP makro) atau SOP yang merupakan bagian dari aktivitas SOP makro yang lebih luas.


  • SOP Makro

SOP Makro ini dapat berisi beberapa SOP Mikro yang dapat mencerminkan beberapa dari berbagai kegiatan. SOP makro adalah integrasi dari beberapa SOP mikro yang dapat membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP.


4. Jenis SOP berdasarkan ruang lingkup dan kelengkapan kegiatan


  • SOP terakhir

Final SOP adalah salah satu dari serangkaian SOP berbasis aktivitas yang menghasilkan produk utama terbaru atau final.


  • SOP sebagian

Kegiatan ini masih memiliki serangkaian kegiatan tindak lanjut yang dapat mencerminkan produk utama akhir karena SOP parsial adalah SOP berdasarkan pada serangkaian kegiatan yang belum menghasilkan produk utama akhir.


Format Pembuatan SOP Secara Umum


1. Langkah sederhana

Bentuk SOP ini adalah bentuk sup paling sederhana dan juga digunakan ketika prosedur hanya memiliki beberapa kegiatan dan keputusan.


2. Langkah hierarkis (langkah sekuensial)

Jenis format ini merupakan peningkatan dari langkah sederhana. Digunakan ketika prosedur yang dikompilasi memiliki lebih dari 10 langkah dan Anda memerlukan informasi lebih rinci.

Baca Lainnya :  Pengertian Riba

Tetapi itu hanya membuat beberapa keputusan. Langkah-langkah yang diidentifikasi dapat diubah menjadi subteps terperinci.


3. Graphic (grafik)

Formulir ini juga dapat digunakan jika prosedur memiliki serangkaian kegiatan yang panjang. Proses panjang dibagi menjadi beberapa sub-proses singkat yang berisi beberapa langkah.

Format grafik ini juga digunakan ketika menyusun prosedur yang memerlukan foto atau gambar, dan umumnya digunakan oleh pelamar atau pelaksana eksternal organisasi.


4. Diagram alir

Format diagram alir ini digunakan ketika SOP membutuhkan pengambilan keputusan yang kompleks atau banyak.

Dan Anda menginginkan opsi jawaban alternatif, seperti Ya atau Tidak, Kelengkapan, Benar atau Salah, yang dapat memengaruhi proses proses selanjutnya.

Penggunaan format diagram alur ini juga mencakup beberapa simbol khusus (diagram alur) untuk menggambarkan proses. Seperti kotak simbol (proses), panah (panah), ketukan split (keputusan), dll.


Cara Membuat SOP


1. Tahap persiapan

Jika perusahaan Anda membuat SOP besar, Anda mungkin perlu berbagai tingkat tim untuk setiap unit kerja.

Dalam skala yang jauh lebih kecil, tim kecil atau individu dapat membuat sup dengan:

  • Identifikasi kebutuhan
  • Pengumpulan data
  • Lakukan analisis prosedural
  • Lakukan pengembangan

2. Perlu evaluasi

Pada tahap ini, produsen SOP juga dapat menentukan format penerapan SOP, jumlah SOP yang dibuat, dan ruang lingkup standar operasi itu sendiri.


3. Pengembangan SOP

Sebagai standar yang nantinya akan digunakan sebagai referensi untuk proses pelaksanaan kegiatan sehari-hari organisasi atau perusahaan.

Saya hanya membuat sup ini sekali. Ini perlu direvisi secara iteratif hingga akhirnya menjadi SOP yang andal, valid, dan tepat.


4. Menerapkan SOP

Personel pelaksana juga harus diberitahu tentang produk baru atau sup pengembangan serta alasan untuk perubahan.

Anda dapat mendistribusikan salinan sup ini dan memastikan bahwa setiap pelaksana tahu apa fungsinya dalam SOP.


5. Pemantauan dan evaluasi implementasi SOP AP

Hasil dari sup yang dibuat harus terus dipantau untuk implementasi aplikasi itu. Masukan dari pekerjaan pemantauan bermanfaat sebagai penilaian dan peningkatan standar operasional di masa depan.


Contoh SOP

Prosedur pemadam api

  1. Tarik pin pada pemadam api.
  2. Arahkan selang atau nosel ke arah api.
  3. Kemudian dorong tuas pemadam api
  4. Semprotkan atau padamkan pemadam api dengan menyisir atau menyapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

Demikian Penjelasan Materi Tentang Pengertian SOP: Menurut Para Ahli, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Prinsip, Jenis, Format, Cara dan contoh
Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi